Реферат: Microsoft Works

MICROSOFT WORKS

MICROSOFT WORKS содержит все необходимое для работы в офисе, дома или школе. Окно Запуска задач MICROSOFT WORKS – отправная точка, откуда Вы быстро попадаете в нужное место. Вы можете открыть существующий документ, использовать заготовки или начать работу непосредственно в MICROSOFT WORKS.

MICROSOFT WORKS включает свыше 30-ти мастеров задач – помощников, которые выполняют за Вас всю однообразную работу. Достаточно ответить на ряд вопросов и подождать, пока мастер задачи не сделает все необходимое. С помощью WORKS можно создавать различные виды документов – письма, отчеты, дипломы и многое другое. Украсьте свои документы диаграммами, таблицами и рисунками. WORKS поможет Вам управлять финансами. Например составлять бюджет, планировать расходы и готовить финансовые отчеты. Вы можете вставлять финансовые таблицы и диаграммы в письма и отчеты.

С помощью WORKS легко поддерживать связи. Создайте адресную книгу поставщиков, клиентов или друзей. Затем используйте её в текстовом процессоре для печати стандартных писем или почтовых наклеек. Вас пугает рассылка корреспонденции? Успокойтесь: с помощью WORKS очень просто подготовить стандартные письма и другие виды документов – накладные, счета, конверты и многое другое.

Наведите порядок в своих делах. Вы можете хранить и обрабатывать данные любого вида, начиная с инвентарного списка или справочника цен в офисе и кончая каталогом личной библиотеки.

WORKS легко сортирует и фильтрует данные, позволяя быстро структурировать записи для создания извещений, накладных и бланков в стиле компании.

Если Вы хотите создать афишу, брошюру или рекламный проспект, WORKS поможет создать документ профессионального качества. WORKS может использовать текст, столбцы данных, специальные виды форматов и графику из многих других источников.

WORKS пригодится и дома и в школе. Школьники могут писать отчеты, сочинения, обсчитывать результаты опытов и строить графики. Учителя с помощью WORKS могут составлять контрольные работы, выставлять оценки и вести журналы. WORKS и модем не позволят остаться на обочине информационной магистрали. Вы сможете общаться с друзьями и коллегами практически по всему цивилизованному миру. С помощью WORKS Вы сразу же получите результаты прекрасного, профессионального качества.

Многие возможности WORKS облегчат работу на компьютере. Например если щелкнуть в любом документе правой кнопкой мыши, WORKS покажет часто используемые команды: обычно как раз те, которые Вам и нужны. Попутчик поможет быстрее освоиться с WORKS. Просмотрите его и Вы увидите, что можно делать с помощью WORKS и как научиться делать это быстро. Встроенная справка WORKS располагается на экране всегда справа от документа. Здесь Вы найдете пошаговые инструкции, описывающие необходимые действия. Из встроенной справки можно совершить быструю экскурсию, в ходе которой Вам разъяснят используемые термины и понятия и покажут кратчайший путь к цели. Есть здесь и кино – короткие анимационные демонстрации, показывающие, как выполнить то или иное действие. Средство Клише текстового процессора позволяет быстро вставлять в документ часто используемый текст, не набирая его заново. Например в деловой документации принято использовать стандартные формы для описания продукции или сведений об авторских правах. Вы увидите, что таблица позволяет легко организовать данные в виде строк и столбцов. Можно отмечать и обрамлять абзацы, создавая легко читаемые документы с ясной структурой. Простые форматы – это заранее установленные комбинации шрифтов, стилей, отступов и межстрочных интервалов, которые можно применить к тексту одним действием. Из списка форматов можно выбрать виды отступа, тип сносок, типы заголовков и шрифты. Вы можете определить и свои собственные форматы. Простой калькулятор облегчает вычисления и анализ данных. Он поможет написать любые формулы для электронной таблицы, включая вызов встроенных функций. Генератор отчетов в базе данных позволит извлечь только те данные, в которых Вы нуждаетесь. Укажите, какую информацию Вы хотите получить из базы данных и WORKS напечатает её.

А теперь рассмотрим ряд вопросов , которые могут возникнуть у Вас в процессе знакомства с данной программой и попытаемся ответить на них.

Установка и регистрация:

Могу ли я после завершения программы установки установить отдельный компонент Works?

- В Microsoft Works для Windows 95 предусмотрена возможность установки в режиме эксплуатации, позволяющая добавлять и удалять компоненты позднее, в процессе работы. Чтобы установить Works в режиме эксплуатации, выполните следующие действия.

1. Выберите в меню Пуск команду Программы.

2. Щелкните Microsoft Works 4.0.

3. Щелкните Установка Microsoft Works 4.0.

Могу ли я после завершения программы установки удалить отдельный компонент Works?

1. Выберите в меню Пуск команду Программы.

2. Щелкните Microsoft Works 4.0.

Щелкните Установка Microsoft Works 4.0.

Как изменить имя пользователя и название компании на экране запуска Works?

Если вы установили Microsoft Works для Windows 95 с диска CD-ROM и хотите изменить имя пользователя и сведения о компании, отображаемые на экране запуска, то можете заново провести установку с CD-ROM, а затем ввести новые данные в диалоговом окне Имя пользователя и название организации. Если Works был установлен с гибких дисков, то информацию, введенную в ходе первоначальной установки, изменить нельзя; эта информация заносится на диски установки, а также в файлы программ на жестком диске. Впрочем, во время установки с диска CD-ROM новая информация не может быть записана назад на CD.

Как удалить Works из компьютера?

Если вы хотите удалить Microsoft Works для Windows 95 из компьютера, снова запустите программу установки следующим образом.

1. Выберите в меню Пуск команду Программы.

2. Щелкните Microsoft Works 4.0.

3. Щелкните Установка Microsoft Works 4.0.

Когда появится экран установки Microsoft Works 4.0, нажмите кнопку "Удалить все".

Как установить Works заново?

Если вы по ошибке удалили файл программы, переустановите Microsoft Works для Windows 95, чтобы вернуться к первоначальной конфигурации установки; для этого выполните следующие действия.

1. Выберите в меню Пуск команду Программы.

2. Щелкните Microsoft Works 4.0.

3. Щелкните Установка Microsoft Works 4.0.

Когда появится экран установки Microsoft Works 4.0, нажмите кнопку "Переустановить".

Сколько требуется места на диске для установки Works?

Точные значения системных характеристик приведены в документации из комплекта Microsoft Works для Windows 95. Если для вас существенно занимаемое место на диске, выберите в диалоговом окне Установка Microsoft Works 4.0 вариант "Выборочная установка". При этом на экране можно будет увидеть, сколько имеется свободного места на жестком диске и сколько места требуется для каждого компонента, так что вы сможете выбрать те компоненты, которые поместятся на жестком диске.

Как устанавливать Works в сети?

О том, как проводить сетевую установку, можно узнать у администратора сети. Если вы хотите ввести систему Microsoft Works для Windows 95 в сеть, чтобы ее могли установить другие пользователи, обратитесь к файлу справки NETWRK.HLP, находящемся на Диске 1 Microsoft Works.

Почему программа установки Works запросила не все диски?

Замечание: данная информация не относится к версии Microsoft Works для Windows 95 на CD-ROM.

Если в диалоговом окне Установка Microsoft Works 4.0 выбрать "Выборочная установка" и затем удалить какие-либо компоненты из списка "Параметры", программа установки, возможно, будет запрашивать не все диски Works. В этом нет ничего страшного: программа установки пропускает диски с теми компонентами, которые вы решили не устанавливать.

Как зарегистрироваться?

Заполните и отправьте по почте регистрационную карточку, имеющуюся в комплекте Microsoft Works для Windows 95.

Запуск задач:

Как изменить вкладку диалогового окна "Запуск задач Works", принимаемую по умолчанию?

- Если вы не хотите, чтобы в диалоговом окне "Запуск задач Works" всегда сначала открывалась вкладка "Мастера", можете заменить вкладку, открываемую по умолчанию, или сделать так, чтобы открывалась последняя использованная вкладка; для этого выполните следующие действия.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.

В группе "Вкладка при запуске" установите нужный переключатель.

Можно ли изменить информацию, показываемую на вкладке "Мастера"?

Вы можете изменить информацию, показываемую на вкладке "Мастера", нажав на этой вкладке кнопку "Перечислить разделы в другом порядке". На экране появятся следующие варианты на выбор:

1. "Список по разделам" (для шаблонов предусмотрен отдельный раздел)

2. "Алфавитный порядок"

3. "Последние использовавшиеся"

4. "Тип документа"

Также можно указать, следует ли включать в список шаблоны и программы-мастера.

Почему при запуске Works всегда появляются открытые документы?

- Если при каждом запуске Microsoft Works для Windows 95 появляются одни и те же открытые документы, значит, по-видимому, было сохранено рабочее пространство, что позволяет открывать один и тот же набор файлов при каждом запуске Works. Чтобы изменить параметры рабочего пространства, выполните следующие действия.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните вкладку "Вид".

Щелкните флажок "Загружать при запуске сохраненную рабочую область", чтобы установить или отменить рабочее пространство, а затем нажмите кнопку "OK".

Почему при запуске Works появляется сообщение "Не найден документ..."?

Если вы удалили, переместили или переименовали документ, который ранее был сохранен в составе рабочего пространства Microsoft Works для Windows 95, то при запуске Works будет появляться указанное сообщение. Чтобы избежать этого, сохраните новое рабочее пространство или отмените текущее. И то и другое можно сделать с помощью команды Параметры из меню Сервис.

Как установить для Works другой каталог запуска?

- Если вы хотите, чтобы система Microsoft Works для Windows 95 по умолчанию стартовала не из каталога программ Works, а из какого-либо другого, создайте значок ускоренного доступа, задающий этот каталог. Выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте основного экрана, а затем выберите команду Создать.

2. Щелкните Ярлык.

3. Нажмите кнопку "Обзор", найдите файл MSWORKS.EXE и дважды щелкните его.

4. В диалоговом окне Создание нажмите кнопку "Далее".

5. Задайте имя для значка ускоренного доступа и нажмите кнопку "Готово".

В основном экране появится значок с именем MSWORKS.EXE.

6. Щелкните этот значок правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.

7. Щелкните вкладку "Я рлык".

8. Введите в поле "Файл" новый путь к каталогу и нажмите кнопку "OK".

Можно создать несколько таких значков с разными каталогами запуска.

3. Текстовый процессор:

Как вставить рисунок в документ?

- Существует несколько способов вставки рисунка в документ текстового процессора Microsoft Works для Windows 95. Можно, например, открыть рисунок в другом приложении, скопировать его в буфер обмена и оттуда вставить в документ. Кроме этого, можно использовать один из следующих методов.

С помощью Microsoft Draw

1. Находясь в документе текстового процессора Works, выберите в меню Вставка команду Рисунок.

2. В Microsoft Draw выберите в меню Файл команду Импорт рисунка.

3. В диалоговом окне Открытие файла укажите, где нужно искать документ.

4. Щелкните нужный рисунок и нажмите кнопку "Открыть".

С помощью коллекции картинок

1. Находясь в документе текстового процессора, выберите в меню Вставка команду Картинка.

2. Нажмите кнопку "Настройка".

3. Нажмите кнопку "Добавить картинку".

4. В диалоговом окне Открытие файла укажите, где нужно искать документ.

5. Щелкните нужный рисунок и нажмите кнопку "Открыть".

6. Щелкните категорию, к которой относится рисунок, или создайте новый рисунок.

7. Нажмите кнопку "OK".

Microsoft Works может импортировать рисунки следующих форматов:

Метафайл Windows (.WMF)

Метафайл Computer Graphics (.CGM)

PC Paintbrush (.PCX)

Tagged Image Format (.TIF)

Encapsulated PostScript (.EPS)

WordPerfect 5.x Graphics (.WPG)

Kodak Photo CD System (.PCD)

Как импортировать документы из другой программы обработки текстов?

- В Microsoft Works для Windows 95 можно импортировать документы из некоторых других программ обработки текстов; для этого выполните следующее.

1. Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Выберите в списке Тип файла тип документа, который нужно открыть. В данный список включены все поддерживаемые форматы.

3. В поле "Папка" определите местонахождение документа.

4. Щелкните документ и нажмите кнопку "Открыть".

Если вы пытаетесь открыть документ программы обработки текстов, не включенной в список "Тип файла", вам придется привести документ к одному из поддерживаемых форматов, используя для этого программу, в которой документ был создан. Подробнее об этом можно узнать в документации по программе или у ее авторов.

Как экспортировать документы в другую программу обработки текстов?

Документы Microsoft Works для Windows 95 можно экспортировать в некоторые другие программы обработки текстов. Чтобы экспортировать документ в формат, доступный для Works, выполните следующие действия.

1. Откройте документ, который нужно экспортировать.

2. Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3. Выберите в списке "Тип файла" формат, в котором вы хотите сохранить свой документ. В данный список включены все поддерживаемые форматы.

4. Нажмите кнопку "Сохранить".

Если вы пытаетесь сохранить документ для программы обработки текстов, формат которой не включен в список "Тип файла", выберите какой-либо формат, который эта программа может импортировать. О том, какие форматы допустимы, можно узнать в документации по программе или у ее авторов.

Почему столбцы документа имеют при печати неровные края?

- Если вы используете шрифт с символами переменной длины, такой как Arial Cyr или Times New Roman Cyr, и вставляете пробелы между двумя столбцами табличных данных, у этих столбцов могут получиться неровные края. Чтобы как следует выровнять текст в столбцах, выполните одно из следующих действий.

Установите в документе позиции табуляции и используйте для перехода к следующему столбцу клавишу TAB.

Чтобы вставить позиции табуляции, выберите в меню Формат команду Табуляция.

Вставьте таблицу Works и введите в нее информацию.

Чтобы вставить таблицу, выберите в меню Вставка команду Таблица.

Если вам все же нужны пробелы между столбцами, воспользуйтесь шрифтом с символами фиксированной ширины, таким как Courier New Cyr; в этом случае каждый символ будет занимать столько же места, сколько и любой другой.

Почему в новом документе уже содержится информация?

Если в новом документе содержится информация, значит, он был сохранен в качестве шаблона, принимаемого по умолчанию. Чтобы отменить шаблон по умолчанию, выполните следующую процедуру.

1. Создайте новый документ в модуле, в котором возникла проблема.

2. Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3. Щелкните "Шаблон".

4. Щелкните "По умолчанию".

5. Нажмите кнопку "Очистить", чтобы удалить заданный шаблон по умолчанию.

Нажмите кнопку "Отмена", чтобы закрыть диалоговое окно.

4. Электронная таблица:

Почему имя, набранное в электронной таблице, иногда заменяется названием месяца?

Для оптимизации работы системы Microsoft Works для Windows 95 в нее добавлена возможность действия согласно определенным предположениям. Например, если вы вводите в ячейку или поле данные, напоминающие название месяца, Works предполагает, что это и есть название месяца, и соответствующим образом изменяет данные. Иногда такое предположение оказывается неверным, и Works преобразует в название месяца данные, не имеющие отношения к месяцам.

Чтобы избежать этого, вводите имена в виде текста, ставя перед ними кавычки (").

Почему при печати электронной таблицы получается чистая страница?

- Появление чистой страницы при печати электронной таблицы может быть вызвано неправильно установленной областью печати. Вы можете задать конкретные строки и столбцы, которые нужно напечатать; для этого выберите диапазон печати и затем в меню Формат выберите команду Область печати. После этого будет печататься содержимое ячеек, включенных в область печати.

Чтобы отменить область печати, выберите в меню Правка команду Выделить все, а затем в меню Формат выберите Область печати.

Почему при печати электронной таблицы получаются лишние чистые страницы?

- Печать лишних чистых страниц может быть вызвана неправильно установленной областью печати. Вы можете задать конкретные строки и столбцы, которые нужно напечатать; для этого выберите диапазон печати и затем в меню Формат выберите команду Область печати. После этого будет печататься содержимое ячеек, включенных в область печати.

Можно ли напечатать только часть электронной таблицы?

- Можно напечатать только часть электронной таблицы; выполните для этого следующие действия.

1. Выделите область, которую нужно напечатать.

2. Выберите в меню Формат команду Область печати.

Нажмите кнопку "OK".

Почему печатается только часть электронной таблицы? Как распечатать всю таблицу?

Можно отменить область печати, чтобы печатать всю электронную таблицу; выполните для этого следующие действия.

1. Выберите в меню Правка команду Выделить все.

2. Выберите в меню Формат команду Область печати.

Нажмите кнопку "OK".

Как импортировать документы из другой программы электронных таблиц, такой как Microsoft Excel?

- Вы можете импортировать в Microsoft Works для Windows 95 документы из некоторых других программ электронных таблиц, таких как Microsoft Excel, используя допустимые форматы файлов. Чтобы открыть документ, который Microsoft Works поддерживает непосредственно, выполните следующие действия.

1. Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Выберите в списке "Тип файла" тип документа, который нужно открыть. В данный список включены все поддерживаемые форматы.

3. В поле "Папка" определите местоположение документа.

4. Щелкните документ, а затем нажмите кнопку "Открыть".

Если вы пытаетесь открыть электронную таблицу, не включенную в список "Тип файла", вам придется сначала привести ее к одному из поддерживаемых форматов, используя для этого программу, в которой она была создан. Подробнее об этом можно узнать в документации по программе или у ее авторов.

Почему в новой электронной таблице уже содержится какая-то информация?

- Если только что созданная электронная таблица содержит информацию, значит, она была сохранена в качестве шаблона, принимаемого по умолчанию. Чтобы отменить шаблон по умолчанию, выполните следующую процедуру.

1. Создайте новый документ в модуле, в котором возникла проблема.

2. Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3. Щелкните "Шаблон".

4. Щелкните "По умолчанию".

5. Нажмите кнопку "Очистить", чтобы удалить заданный шаблон по умолчанию.

Нажмите кнопку "Отмена", чтобы закрыть диалоговое окно.

5. Управление файлами

Как удалить документ Works?

- Документ Microsoft Works для Windows 95 можно удалить с помощью следующих действий.

1. В диалоговом окне Запуск задач Works щелкните вкладку "Документы", а затем нажмите кнопку "Открыть документ, не включенный в список".

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Найдите документ, подлежащий удалению.

Щелкните удаляемый документ правой кнопкой мыши и затем выберите команду Удалить.

Как переименовать документ Works?

Документ Microsoft Works для Windows 95 можно переименовать с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Найдите документ, который нужно переименовать.

3. Щелкните этот документ правой кнопкой мыши и затем выберите команду Переименовать.

Введите новое имя для документа и нажмите клавишу ENTER.

Как скопировать документ Works в другую папку?

- Документ Microsoft Works для Windows 95 можно скопировать в другую папку с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Найдите документ, который нужно скопировать.

3. Щелкните копируемый документ правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Копировать.

4. Найдите папку, в которую нужно поместить документ.

Щелкните эту папку правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Вставить.

Как скопировать документ Works на диск?

- Документ, созданный в Microsoft Works для Windows 95, можно скопировать на диск с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Найдите документ, который нужно скопировать.

3. Щелкните этот документ правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Отправить.

4. Щелкните диск, на который вы хотите скопировать документ.

На этом диске будет создана копия документа.

Как переместить документ Works на новое место?

- Документ Microsoft Works для Windows 95 можно переместить на новое место с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Найдите документ, который нужно переместить.

3. Щелкните этот документ правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Вырезать.

4. Найдите папку, в которую нужно поместить документ.

Щелкните эту папку правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Вставить.

Можно ли создать новую папку для хранения документов Works?

- Вы можете создать папку для хранения документов Microsoft Works для Windows 95 с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть.

2. Щелкните в том месте, где должна находиться новая папка.

3. Щелкните правой кнопкой мыши в любой точке окна Открыть.

4. Выберите команду Создать, а затем команду Папка.

5. Введите имя для новой папки и нажмите клавишу ENTER.

Как найти потерявшийся документ?

- Если вы забыли, где находится нужный документ Microsoft Works для Windows 95, то вы сможете найти его с помощью следующих действий.

(или)

Выберите в меню Файл команду Открыть. В поле "Папка" щелкните "Мой компьютер". Щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором, предположительно, находится требуемый документ, а затем нажмите кнопку "Найти".

2. Введите имя документа (насколько сможете его вспомнить) и нажмите клавишу ENTER.

Если вы знаете, когда документ был сохранен в последний раз, можете перейти на вкладку "Дата изменения" и поискать по дате изменения.

Как установить для Works другой каталог запуска?

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте основного экрана, а затем выберите команду Создать.

2. Щелкните Ярлык.

3. Нажмите кнопку "Обзор", найдите файл MSWORKS.EXE и дважды щелкните его.

4. В диалоговом окне Создание нажмите кнопку "Далее".

5. Задайте имя для значка ускоренного доступа и нажмите кнопку "Готово".

В основном экране появится значок с именем MSWORKS.EXE.

6. Щелкните этот значок правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.

7. Щелкните вкладку "Я рлык".

8. Введите в поле "Файл" новый путь к каталогу и нажмите кнопку "OK".

Можно создать несколько таких значков с разными каталогами запуска.

Использование Works для Windows 95 в системе Windows NT

- Microsoft Works для Windows 95 может работать и под управлением системы Windows NT версии 3.51 и более поздних.

Как установить Works в Windows NT

1. Убедитесь, что компьютер и монитор включены.

2. Закройте все открытые приложения, чтобы работала только система Windows NT.

3. Вставьте диск установки Works в дисковод.

4. Выберите в меню File диспетчера программ команду Run.

5. В поле "Command Line" введите буква дисковода:\setup

Например, если диск установки Works находится в дисководе A, введите a:\setup

6. Нажмите кнопку "OK".

7. Выполните инструкции, появляющиеся на экране.

Как запустить Works в Windows NT

1. В Диспетчере программ откройте группу программ Microsoft Works для Windows 95 или ту группу программ, в которую вы поместили Works во время установки.

2. Дважды щелкните значок программы Microsoft Works для Windows 95.

Итак, Вы познакомились с MICROSOFT WORKS и увидели некоторые его возможности. Согласитесь, что теперь можно без особого труда создавать любые документы профессионального качества. Попутчик поможет Вам быстрее освоиться с продуктом.


РЕФЕРАТЫ