Автоматизация конторского труда - (реферат)

Дата добавления: март 2006г.

Проект выполнен: Руководитель проекта: Всеволод Украинский, Профессор Разумов О. С. ИИ-102

    Реферат
    тема: “Автоматизация конторского труда”
    дисциплина: “Теория системного управления”
    Москва, 1994 год

Московский Международный Университет Бизнеса и Информационных Технологий

    Специальность: “Международный информационный бизнес”
    Тема: “Автоматизация конторского труда”

Объект рассмотрения - процесс обработки документов в типовой фирме информационного бизнеса;

    Основные вопросы для разработки:
    1. Особенности автоматизации конторского труда
    (отличие от предприятий);
    2. Новая технология обработки данных (комплексная);
    3. Оборудование для обработки данных
    (“ввод-процесс-вывод” на базе ПЭВМ).
    Графические материалы:
    1. Основные маршруты документов в офисе фирмы;

2. Технологический процесс обработки данных в конторе фирмы (на базе ПЭВМ).

Цель проекта: Изучить особенности автоматизации документообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базе ПЭВМ.

    §1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термин “автоматизация”стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в

словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано уни версальное, на мой взгляд определение: “автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств”. Эта характеристика охватывает автома тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из “Форд мотор компани” на заседании, посвящённом планировке и обо рудованию нового завода. После этого термин “автоматизация” сразу же был признан в качестве удобного выражения для автоматических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металло обрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употреб ляться практически во всех сферах производства, а что касается при менения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон Диболд из компании “Джон Диболд”.

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютер ной технологии, автоматизация производство используется практичес ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах). В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка

данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень авто матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно логии обработки данных.

    §2. Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой “контро лируемое действие аппарата или машины”. Это значит, что для регу лирования и контроля за действиями машины используются различ ные электронные или механические устройства. Автоматизированный завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись машинами, во главу угла ставится совершенствование оборудования или машин.

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде

всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в сис темах и методах работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис тема - это “серия функций, действий или операций, ведущих к жела емому результату”, в то время как метод представляет собой “дейст сия системы в её деталях”. Основная цель, которая привела к созда нию системы комплексной обработки информации, состояла в том, чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже на использование так называемых “процедур” во многих языках прог раммирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело на писанно только один раз. Используя наиболее краткое определение, комплексная обработка информации является средством “упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную”. Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании, которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или в различных комбинациях используемо

    го оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были быневозможны. Безус

ловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже

нии автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки по тока коммерческих данных. Благодаря этому появляется возможность установить в офисе ПЭВМ и “нагрузить” машину выполнением этой работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка информации есть первый шаг к автоматизации, без использования КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке до кументов, подсчету, распределению прибылей etc. ) используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден“общий мно

житель”. При этом такой процесс может быть автоматизирован. Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной машин или любого типа быстродействующего оборудования для обра ботки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить методы комп лексной обработки информации в любой компании независимо от сло жности и размеров её операций.

    §3. Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших техни

ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете нию быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен ных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью

    ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:

Комплексная обработка информации представляет собой эффек тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации“как процедуру, с помощью

которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо ты с лентами или картами*, на которых находится информация”. Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры (функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ итрадиционными методами

обработки . Это определение связанно с процессами выполнения рабо ты, то есть с системой. Что касается первого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не как систему. Необходимо заметить, что этот термин является старейшим, возникшим в коммерческой терминологии до изобретения вычислительных машин, для обозначе ния как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент, используемый для достижения целей КОИ, - реальную экономию времени и труда. Этот термин стал широко употребим лишь после того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что нельзявести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы, которая в свою очередь использует необходимое обору-дование, большинство компонентов которого является электронным

Автоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина

ющее устройство - это могут быть накопители на гибких или жестс ких магнитных дисках, ячейки в “чипах” электронной памяти (ленты,

    ——————

* В настоящее время вместо накопителей на магнитных лентах и перфокартах, используются накопители на дисках (НМД) и (НГМД) перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздс-кости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихоньку отживают свой век). Эти центры по-видимому исполь

зуют термины автоматизированная обработка данных и обработ ка данных современными методами.

    Влияние новых достижений.

Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях предс тавляет собой процесс роста промышленной стандартизации с пере несением места действия из цеха в контору.

В 1955, как отмечал журнал “Dun's Review”, в котором были опуб- ликованны результаты научно-технического исследования, управляю-щие конторами шли“в направлении электронной эры”. При таком об-следовании эксперты обнеружили, что лишь немногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу

изучения методов работы конторы и только 4% применяли схемы по следовательности операций.

Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использо

валось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч. Из сводок, опубликованных компанией “McKinsey”, которая в нача ле 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ: “фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной”, и также “становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано

вок или не пользуется время от времени услугами бюро электронно-вычислительных машин”.

Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Система Степень Материалы и используемое автоматизации оборудование

Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие канцелярская машинки.

Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские в действие человеком машины, арифмометры и клавишные счетные машины.

Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие отдельные записи одну функцию.

Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю многие функции. щие данные с магнитной ленты или магнитного барабана*

* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и бара баны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродей ствия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место более современным накопителям

    (на ГМД и МД типа “винчестер”).

Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производитель-ность этого оборудования естьпоказатель степени автоматизации.

    4. Машины в процессе автоматизации.
    какие компьютеры встречаются)

Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы минимизировать ручной труд. Минимальное количество руч-ного трудавот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки машина есть машина, и она не может обрабатывать“сырую информацию”, в неизвесном формате. Поэтому если компания пла-нирует покупку и установку вычислительной техники, то ответст-венный руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предварительно спланировать вид задач, который бу-дет решаться на на этом компьютере. Планирование заключается программировании машины - составления специализированного па-кета программ, для работы компьютера в данной отрасли (в конк-ретной деятельности компании). Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руководителя о“машин-ном времени”, технике безопасности, уходом и проверкой машины. К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связы-ваться по модему с лицами, не имеющими отношения к деятель-ности фирмы), либо, что вообще удивительно, использовать ПЭВМ для развлечения, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фир-мы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

Нужно добавить, что в современной деловом офисе обработка всех документов обязательно связанна с применением компьютерной тех-ники. Многими западными фирмами разработанно множество моде-лей ПЭВМ, благодаря которым предприниматель получает реальную возможность эффективно трудиться. В часности фирмами Dell, IBM, Hewlett-Packard и другими лидерами в области производства ком-пьютеров, перефирийных устройств и другой вычислительной тех-ники были выпущены машины имеющие характеристики от которых у владельца конторы 60-х годов захватило бы дух. Машины на базе процессоров Intel™ и Cyrix™ 486DX2 с тактовой частотой 66Mhz имеющие огромное количество оперативной памяти, огромное коли-чество оперативной памяти (до 32 Mb) и огромный жесткий диск (до 2 Gb) с фантастическим быстродействием. В марте 1993г. фирма Texas Instruments выпустила модель 486DX4-75Mhz. В целом, для более эффективного функционирования, компьютер должен иметь следующие характеристики: большой объем ОЗУ, наличие большого жесткого диска и высокое быстродействие (тактовая частота).