Секретарь
План
1.
Немного из истории.
2.
Возможности
секретаря-референта.
2.1.
Основные функции секретаря.
2.2.
Современные требования.
2.3.
Классификация секретарей.
2.4.
Обязанности.
3.
Вывод.
1. Немного из
истории.
Секретари
появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из
секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари
из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в
делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в
конце 18 века появились женщины-секретари.
2.
Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это
лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель,
первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто
отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не
только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и
клиентов фирмы.
Секретарь должен
быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и
квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без
растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей
компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в
частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.
Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами,
участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный
звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись
посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения,
например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного
сослуживца и так далее.
Через секретаря
осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность
ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и
оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и
даже всего учреждения.
Основные
функции секретаря.
Важную роль играет
профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего
образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в
соответствии с основными функциями секретаря:
·
знания, необходимые для эффективного участия в
информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя
(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,
факс, ксерокс);
·
знания,
связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней
структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений,
регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
·
знания,
требующиеся для коммуникативного обеспечения
работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке
совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах,
при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные
требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь
должен обладать следующими качествами:
1.
иметь
профессиональный имидж;
2.
хорошо
владеть речью и письмом;
3.
обладать
хорошей памятью;
4.
хорошо
ориентироваться во времени;
5.
содержать
в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6.
уметь
красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7.
осваивать
разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8.
быть
энергичным, проявлять инициативу;
9.
быстро
находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10.
поддерживать
эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11.
контролировать
финансы офиса;
12.
быть
осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых
вопросах фирмы.
Классификация
секретарей.
Есть несколько
позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности
входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой
должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и
аккуратность.
На этом же
уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает
клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек
владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая
должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального
директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа,
отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках,
сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним
данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь
должен быть не только исполнителем, но и
инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации.
Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
Специфика и
сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре
общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек
связывает различные подразделения
фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому
роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании
психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода
знаний, умений и навыков секретарю не
справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
·
учет,
регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада
руководству;
·
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем,
телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
·
подготовка
по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,
командировочных удостоверений и других документов;
·
оформление
протоколов рассылок выписок из них;
·
анализ
справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по
ним;
·
подготовка
и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям,
семинарам и съездам;
·
прием
и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
·
организация
приемов посетителей;
·
прием,
регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,
исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на
государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме
работы с документами в обязанности
секретаря включаются функции по
бездокументарному обслуживанию. В частности:
·
техническое
обеспечение работы руководителя;
·
подготовка
и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
·
организация
приема работников и посетителей;
·
телефонное
обслуживание;
·
подготовка
командировок;
·
организация
презентаций и специальных приемов гостей;
·
стенографирование;
·
контроль
за праздничными и юбилейными датами;
·
обработка
почты;
·
машинописные
работы;
·
сбор
деловой информации и ее реферирование
по заданию директора;
·
сбор
материалов для докладов и речей руководителя;
·
ведение
табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные
служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и
приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в
связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры
труда секретаря.
Особенностью
работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В
этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания.
Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
3.
Вывод.
Помните: ваши
ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении
которого вы работаете.
Приступая к
работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда?
Какой ожидаемый результат?
Немного
размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы
целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с
окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет
вас.
Отчет по практике на примере ооо по предмету операции с недвижимым имуществом. Дневник отчет производственной практики секретаря руководителя. Отчет по производственной практике для секретаря в магазине. Качества функции секретаря по бездокументному обслуживанию. Роль секреторя в организации хранении документов реферат. Дневник прохождения производственной практики секретарем. Отчет о производственной практики секретаря референта. Дневник по производственной практике документоведению. Отчет по производственной практике секретаря в школе. Отчет по производственной практики делопроизводителя. Реферат по производственной практике секреторя курс. Отчет по производственной практике пресс секретаря. Роль секретаря в организации хранения документов. Отчет по производственной практике для секретаря. Дневник по производственной практике секретарь.
|
